Hoewel het personeelsbestand zich blijft ontwikkelen, zijn de methoden die nodig zijn voor effectieve personeelsplanning nog steeds grotendeels 'traditioneel' en 'handmatig’. Omdat methoden zoals data-analyse, basis prognoses en arbeidsintensieve processen constante menselijke input vereisen, is er een aanzienlijk risico op fouten, wat kan leiden tot inefficiënties. AI wordt echter een revolutionaire kracht in dit gebied, met het potentieel om de manier waarop organisaties hun personeelsbestand plannen, beheren en optimaliseren ingrijpend te veranderen. AI heeft alles in huis om personeelsplanning compleet te veranderen. Het zorgt voor betere inzichten, maakt vraagvoorspellingen nauwkeuriger en biedt efficiëntere manieren om middelen te verdelen.

In mijn rol als WFM Solutions Consultant bij Sabio Group zie ik het potentieel van AI bij elk bezoek of gesprek dat ik heb met onze klanten. Het lijkt misschien een vreemd startpunt, maar je kunt niet aannemen dat iedereen die dit leest precies weet wat we bedoelen met personeelsbeheer en -planning. Personeelsplanning is het proces waarbij een organisatie ervoor zorgt dat ze op het juiste moment over het juiste aantal mensen beschikt, met de juiste vaardigheden en in de juiste functies. Het omvat het inschatten van toekomstige personeelsbehoeften, het herkennen van tekortkomingen in het huidige personeelsbestand en het ontwikkelen van strategieën om deze tekorten aan te pakken. Traditionele personeelsplanning maakt vooral gebruik van historische gegevens, markttrends en menselijke intuïtie, maar deze methoden zijn vaak onnauwkeurig of te traag om goed in te spelen op snel veranderende zakelijke eisen.

AI-gedreven oplossingen helpen organisaties hun personeelsplanning te verbeteren door routinetaken te automatiseren, voorspellende analyses te bieden en beslissingen te ondersteunen. Dit gebeurt op verschillende manieren:

Voorspellende analyses en vraagprognose

AI kan enorme hoeveelheden historische gegevens analyseren, zoals medewerkerprestaties, verloopcijfers en bedrijfsbehoeften, om patronen en trends te herkennen. Met deze inzichten kunnen AI-gestuurde tools voor personeelsplanning toekomstige personeelsbehoeften veel nauwkeuriger voorspellen dan traditionele methoden. Zo kan AI bijvoorbeeld seizoensgebonden schommelingen in de vraag voorspellen of personeelstekorten inschatten op basis van patronen in medewerkerverloop. Dit stelt bedrijven in staat om hun personeelsniveau tijdig aan te passen.

Dankzij deze voorspellende inzichten helpt AI-organisaties om proactieve beslissingen te nemen over werving, training en het toewijzen van middelen. Dit zorgt voor een betere afstemming tussen personeelsaanbod en bedrijfsbehoeften.

Hoewel er altijd behoefte zal blijven aan ervaren planners en prognosemakers om operationele intelligentie toe te passen (een soort ‘zesde zintuig’ voor planning), biedt AI een solide basisprognose waarop planningsteams verder kunnen bouwen. 

Geautomatiseerde vaardighedenmatching en werving

AI kan het proces automatiseren om te bepalen welke vaardigheden ontbreken en om het juiste talent aan de juiste functies te koppelen. Met behulp van machine learning-algoritmen kan AI-sollicitanten beoordelen op basis van hun kwalificaties, ervaring en geschiktheid voor specifieke rollen. Dit verkort de tijd die normaal aan handmatige selectie wordt besteed en helpt organisaties snel de meest geschikte kandidaten te vinden voor hun personeelsbehoeften.

Daarnaast kan AI continu de vaardigheden en prestaties van werknemers binnen een organisatie monitoren. Hierdoor worden mogelijkheden zichtbaar om werknemers om te scholen of bij te scholen om aan toekomstige eisen te voldoen. Dit resulteert in een flexibelere personeelsplanning, waardoor bedrijven beter kunnen inspelen op veranderingen in benodigde vaardigheden.

Verbeterde personeelsflexibiliteit en planning van persoon

AI wordt steeds vaker gebruikt in systemen voor personeelsbeheer, vooral voor planning en het opstellen van dienstroosters. Door gegevens te analyseren over de beschikbaarheid van medewerkers, werkdruk en bedrijfsbehoeften, kunnen AI-gestuurde tools automatisch geoptimaliseerde roosters maken die de productiviteit verhogen en kosten verlagen.

Daarnaast kan AI-rekening houden met flexibele werkvoorkeuren, waardoor bedrijven gemakkelijker thuiswerken, deeltijdwerk of het ruilen van diensten kunnen faciliteren. Dit zorgt voor een efficiënte balans tussen de behoeften van medewerkers en de eisen van het bedrijf, wat zowel de tevredenheid van werknemers als de operationele efficiëntie ten goede komt.

Ook zien we steeds vaker dat systemen dynamische aanpassingen in routeringsprofielen mogelijk maken, afhankelijk van de geplande activiteiten en de vraag. Dit is precies het soort functionaliteit waar AI echt van toegevoegde waarde is voor operationele processen.

Real-time besluitvorming

Een van de grootste voordelen van AI in personeelsplanning is het vermogen om gegevens in real-time te verwerken. Dit stelt bedrijven in staat om snel in te spelen op veranderende omstandigheden. Zo kan AI bijvoorbeeld bij een plotselinge toename van de vraag in een contactcentrum direct de personeelsbezetting aanpassen door middelen opnieuw te verdelen of tijdelijke krachten aan te bevelen.

Dankzij dit vermogen om data gestuurde beslissingen in real-time te nemen, blijven organisaties flexibel en wendbaar. Ze kunnen effectief reageren op zowel interne als externe veranderingen, zoals marktverschuivingen, economische fluctuaties of onverwachte crises zoals de COVID-19-pandemie.

Vermindering van vooroordelen in personeelsplanning

Wanneer AI op de juiste manier wordt ingezet, kan het helpen om onbewuste vooroordelen in personeelsplanning te verminderen. Bij traditionele, door mensen geleide processen kunnen onbedoeld vooroordelen ontstaan, bijvoorbeeld op basis van geslacht, etniciteit of achtergrond. AI-gestuurde tools kunnen daarentegen beslissingen nemen op basis van objectieve criteria, zoals vaardigheden, kwalificaties en prestatiegegevens.

Het is echter belangrijk dat organisaties voorzichtig te werk gaan en ervoor zorgen dat de AI-algoritmen worden getraind met diverse en onbevooroordeelde datasets. Dit voorkomt dat bestaande vooroordelen worden versterkt en draagt bij aan eerlijke en inclusieve personeelsbeslissingen.

Naarmate AI-technologieën zich blijven ontwikkelen, zal de toekomst van personeelsplanning geavanceerder en voorspellender worden. Enkele belangrijke trends die we kunnen verwachten zijn:

• Hypergepersonaliseerde ontwikkeling van medewerkers

Met AI kunnen organisaties programma’s voor medewerkersontwikkeling beter afstemmen op individuele loopbaanpaden, leerstijlen en prestatiegegevens. Dit leidt tot meer maatwerk in leer- en ontwikkelingsstrategieën, waardoor medewerkers zich beter kunnen ontwikkelen en aanpassen aan veranderende eisen binnen de organisatie.

• Integratie met Robotica en automatisering

In sectoren zoals productie, logistiek en retail zal door AI aangedreven personeelsplanning steeds meer integreren met robotica en automatiseringstechnologieën. Dit zal bijdragen aan een optimale samenwerking tussen menselijke werknemers en machines, waardoor de efficiëntie in hybride werkomgevingen met mens en automatisering wordt gemaximaliseerd.

• AI-gestuurde personeelsplanning als service

Bedrijven die niet over de middelen beschikken om zelf AI-gestuurde personeelsplanning te ontwikkelen, kunnen gebruikmaken van externe aanbieders. Deze bieden ‘personeelsplanning als service’ aan via cloudgebaseerde AI-platforms.

Jim Fleming
WFM Solutions Consultant Sabio Group