Microsoft wil met deze verandering ook andere organisaties meenemen in hun zoektocht naar de beste manier om de toekomst van het werk vorm te geven, in de nasleep van de pandemie. Hoewel technologie heeft bewezen de basisinfrastructuur te kunnen leveren voor werken op afstand en hybride werken, gelooft Bosmans dat het nu tijd is om ons te richten op de mensen en het doorbreken van oude gedragspatronen in het werk en de organisatiecultuur.

Vaste gewoontes
‘De afgelopen twee jaar hebben de manier waarop we werk definiëren als onderdeel van ons leven drastisch veranderd’, zegt Shanna Bosmans. ‘Wat we nu zien gebeuren, is dat mensen de neiging hebben snel terug te vallen in hun oude werkgewoonten nu de beperkingen verdwijnen. Dit komt zowel door de mensen zelf als door de verwachtingen vanuit de organisatie, die teruggrijpt naar gewoontes uit het verleden. Het is mijn taak om dit gedrag aan de kaak te stellen en bij te dragen aan een cultuurverandering binnen organisaties die ultieme flexibiliteit, zorg, welzijn en asynchroon werken mogelijk maakt, met kantoren die veranderen in sociale hubs.’

Flexibele schema's
Er is geen one-size-fits-all als het gaat om de manier waarop mensen willen werken. Voorkeuren verschillen en het privé- en werkleven vraagt om flexibele werkschema's. Waarom eisen we dan dat mensen op dezelfde plaats, op hetzelfde tijdstip dezelfde vergaderingen bijwonen, als die momenten niet goed uitkomen of gepland zijn op een moment waarop niet iedereen op zijn best is?

Bosmans: ‘We moeten inzien dat de enige manier waarop een bedrijf tegenwoordig succesvol kan zijn, is door werknemers de mogelijkheid te geven om zelf te bepalen waar, wanneer en hoe ze werken, in harmonie met hun persoonlijkheid en levensstijl. Het is daarbij essentieel voor organisaties en managers om duidelijke werkafspraken te maken met werknemers in overeenstemming met de organisatiecultuur.’

Stroomversnelling
De weg van Microsoft richting een vorm van hybride werken - waarbij werknemers de vrijheid hebben om zelf te kiezen hoe ze werken op en buiten kantoor - begon lang voordat de pandemie dit in een stroomversnelling bracht. Deze ervaring en de vroege lessen die daaruit werden getrokken, bleken waardevol tijdens de pandemie. Uit recent onderzoek van Microsoft blijkt dat organisaties over de hele wereld echter nog steeds uitdagingen ondervinden om hybride werk te laten werken.

Zo blijkt bijvoorbeeld dat meer dan een derde (39%) van de Nederlandse werknemers die momenteel hybride werken, het komende jaar volledig op afstand wil werken, maar dat managers zich niet gesterkt voelen om dit te faciliteren. Meer dan twee derde (65%) van de managers in Nederland zou willen dat ze meer konden doen om verandering voor hun team te realiseren, maar heeft niet de invloed of de middelen.

Teamafspraken
Bovendien geeft meer dan de helft (56%) van de managers aan dat het management out of touch is met de werkvloer. Slechts 23 procent van de werkgevers heeft teamafspraken gemaakt over wanneer, hoe en waarom naar men naar kantoor gaat.

Kortom: er is behoefte aan hybride werk, al dan niet volledig vanuit huis, maar organisaties en managers hebben niet de juiste processen en hulpmiddelen voor om dit te realiseren. Leidinggevenden moeten een nieuw werkmodel creëren rond 3 P's: People, Places en Process.

Bosmans: ‘Een succesvolle toekomst van hybride werken vereist inzet op alle drie de gebieden. Toch ben ik er sterk van overtuigd dat hybride werken in essentie draait om mensen met hun gevoel om ergens bij te horen en iets bij te kunnen dragen, naast ieders unieke kwalificaties.’

People - inclusief asynchroon werken waarbij technologie het mogelijk maakt samen te werken zonder tegelijkertijd in dezelfde ruimte of online meeting te hoeven zijn. Daarbij ligt de focus op het verbeteren van de harmonie tussen werk en privé.

Places - kantoorruimtes die sociale ontmoetingsplekken worden om de momenten waarop je juist fysieke meetings wil hebben te faciliteren. Daarnaast moeten vergaderzalen geschikt gemaakt worden voor hybride meetings.

Processes - het creëren van handvatten die managers helpen werknemers te managen, te coachen en in staat te stellen om echt gebruik te maken van extreme flexibiliteit in hun werk.