Eén van de belangrijkste conclusies van het Global Workplace Report 2016 is dat medewerkerbetrokkenheid correleert met de mate van tevredenheid over de werkomgeving. Hoe prachtig dit ook klinkt, volgens Borghero betekent dit niet dat een leidinggevende die zijn werknemers de perfecte werkplek geeft direct belanghebbende werknemers creëert. “Staat iemand achter het bedrijfsbeleid? Gaat diegene ’s ochtends met plezier naar het werk? Voor medewerkerbetrokkenheid moeten ook zulke factoren aanwezig zijn. Net als dat toegang krijgen tot alle verdiepingen een rol speelt, of er ruimte is voor relaxmomenten, enzovoorts.”

Ingrediënten mixen
De resultaten maken duidelijk dat organisaties nog veel stappen moeten nemen om hun werknemers meer betrokken te maken: slechts zeven procent van alle ondervaagden is erg betrokken en erg tevreden met zijn werkplek. Vijf procent moppert hier juist over. Er valt vooral winst te boeken bij de grote groep van ‘neutrale’ werknemers in Nederland: 42 procent van de ondervraagden zit in het midden qua tevredenheid.
Mobiele technologie kan volgens Borghero een belangrijke ‘enabler’ zijn voor opge- togenheid over de werkplek. In Nederland is het aanpassingsvermogen het hoogst, meent ze. Dat biedt kansen. “Mensen willen flexibiliteit en in staat zijn om te werken waar zij willen. Door ze niet die kans te geven, kunnen zij zich niet volledig ontplooien. Stel een teamlid werkt in een open kantooromgeving en er is geen enkele plek waar hij zich kan focussen, dan heeft hij, en jij ook, een probleem.”
Zorg voor een variëteit aan werkplekken en de technologische middelen zodat mensen hun werk goed kunnen uitvoeren, wil ze maar zeggen. Keuzemogelijkheden zijn hierbij key; wil iemand zich echt concentreren of juist even loungen, is er een ruimte waar je lopend kunt brainstormen, et cetera. “Alles heeft met iemands gevoel van dat moment te maken. Als werkgever kun je wel richtlijnen geven voor een goede werkomgeving, maar daarna is het aan de medewerkers om zelf de ingrediënten te mixen en die taart te bakken.”
Personaliseer door teamleden mee te nemen in het beslissingsproces. Wijs een representatief panel van de interne organisatie aan en analyseer specifiek waar medewerkers behoefte aan hebben in relatie tot hun werkplek. Werk die wensen uit en geef ze vorm met de inrichting van een mini-kantoor, zodat mensen letterlijk kunnen zien en voelen hoe het bedachte ontwerp er in de praktijk uit komt te zien. Bovenal geeft dit ze nog de kans om feedback te leveren en eventuele aanpassingen.

Bedrijfsmatch
Werkomgevingen worden meer social spaces, constateert de ervaren Steelcasekracht. In haar optiek is het belangrijk om van klinische kantoorafdelingen af te stappen en gezamenlijke ruimtes om te toveren tot sfeervolle thuiskamers. Met een haard en veel hout bijvoorbeeld, of door een Italiaanse cafetaria in te richten. “Investeer om mensen blij te maken, dat zorgt voor een connectie met de merkidentiteit. Er moet een match zijn tussen de persoonlijke identiteit van medewerkers en de bedrijfswaarden.” Dat organisaties meer en meer het belang hiervan inzien, maakt haar dan ook enthousiast.
Bedrijven met werkvloeren waar weinig face-to-face contact is, de klantinteractie zich grotendeels telefonisch afspeelt en waar strikte shifts aan de orde van de dag zijn, adviseert Borghero om te zorgen voor ‘akoestische privacy’. Een gebrek daaraan is namelijk zeer vermoeiend voor die medewerkers. Voor een fijner gevoel op kantoor kunnen contactcentermedewerkers tevens zelf de handen uit de mouwen steken; door geregeld hun houding te veranderen, simpelweg even naar buiten te kijken, een rondje te wandelen of op een andere manier ‘hun brein te verfrissen’. “Studies in de hoek van de neurowetenschappen wijzen stelselmatig uit dat we zo nu en dan ook mentale rust moeten inbouwen. Het brein wordt immers moe. In zo’n situatie is het prettig als je de mogelijkheid hebt om het licht aan te passen, of de voeten omhoog kunt leggen zodat het bloed naar het hoofd stijgt.”
Vaker pauzeren is eveneens aan te raden, al zal dat de productiegedreven Nederlander moeite kosten. “In Nederland wordt vluchtig geluncht, terwijl sociale interactie met collega’s altijd goed voor je is. [Lachend] Maar misschien geven Italianen zoals ik ook niet het beste voorbeeld, want in Italië wordt de werkdag altijd pas om 20.00 uur ’s avonds afgerond.”

Kantoortuineffect
Oxford Economics onderzocht wat het effect is van open werkomgevingen op werknemers. Een voorname conclusie uit het rapport ‘When The Walls Come Down’, is dat werknemers in staat worden gesteld zich zonder onderbreking op het werk te kunnen focussen. Altijd verbonden zijn werkt dwangmatig gedrag in de hand en kan leiden tot een burn-out.
Managers zien de problemen niet daarentegen. Bijna tweederde van de leidinggevenden zegt dat medewerkers uitgerust zijn met de tools die ze nodig hebben om met de afleidingen op het werk om te gaan. Minder dan de helft van de medewerkers is het daarmee eens.
“Geluid en afleiding hebben een grote invloed op de productiviteit”, verzekert Edward Cone, deputy director of Thought Leadership & Technology Practice Lead bij Oxford Economics. “Dit zijn kwesties die bedrijven kunnen oplossen, maar eerst moeten zij het probleem erkennen.” In het rapport zijn enkele aanbevelingen opgenomen voor werkgevers:
• Ga in gesprek met medewerkers en achterhaal wat wel/niet werkt. Wat moet er aan het kantoorontwerp worden veranderd, wat is er nodig om op afstand te werken en welke technologieën zijn benodigd?
• Geef werknemers de tijd, ruimte en middelen die nodig zijn om geconcentreerd werk te kunnen verrichten.
• Moedig iedereen aan om na kantoortijd de werkactiviteiten te stoppen om een betere werk-privébalans te vinden.

Meer dan 1.200 leidinggevenden en werknemers uit verschillende branches namen deel aan dit onderzoek, afkomstig uit Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Zweden, Denemarken, Finland, Noorwegen, de Verenigde Staten, Canada, India, China en Australië.