Allereerst wat wetenschappelijke zaken. 9 op de 10 werkenden die zich hebben ziekgemeld, noemt de kantoortuin als één van de aanstichters. Voor slechts 5% is deze werkomgeving een prettige plek (De Monitor, 2020). De persoonlijke interactie tussen werkenden daalt in zo’n omgeving met 70%, men communiceert met name via e-mail (Harvard, 2018). Per slot van rekening krijgen medewerkers last van hoofdpijn, vermoeidheid en concentratieverlies. Allemaal zaken waar met name sinds begin 2020 flink vaker over wordt bericht. En ook in de politiek is de reuring niet onopgemerkt gebleven. Staatssecretaris Tamara van Ark besloot een eerste stap te zetten naar meer bekendheid over het werkplekfenomeen en zette in april een onderzoek op.
In afwachting van de resultaten en erachter te komen hoe het nu verder moet met de massawerkplek, baant CustomerFirst zich (met kapmes) een weg door de kantoorjungle.


Van links naar rechts: Marga Rijken, Sanne Lemmers, Erwin Speklé, Arjen Banach

Menshouderij
Een grote, open ruimte met talloze bureaus tegen elkaar aangeschoven. Overal lopen collega’s – pratend, bellend, discussiërend, werkend. Een beeld dat docent en organisatiepsycholoog Marga Rijken verafschuwt. Dertig á veertig jaar geleden werden aparte hokjes ingeruild voor een plek waar mensen samen konden werken. ‘Dit is volledig losgezongen van het oorspronkelijke idee van de kantoortuin: een inspirerende werkplek met korte lijnen. En dan zijn bedrijven verbaasd dat er mensen uitvallen.’ Zoveel mensen op een aantal vierkante meter bij elkaar: bij uitstek een intensieve menshouderij, vindt Rijken. ‘Bij een enorme kantoortuin wordt op geen enkele manier rekening gehouden met de psychologie van de mens.’

Op een kluitje
Er gebeurt veel met het brein in de kantoortuin. Ons sociale brein staat altijd aan en ‘voelt’ de omgeving. Evolutionair ontwikkeld, vertelt Rijken: daarom kunnen we zo goed samenwerken. Toch gaat het nogal eens fout met de inrichting. ‘Je kunt niet iemand vragen aangesloten te zijn op alle collega’s, zonder rugdekking en allemaal telefonerende mensen om je heen. Dit wordt alleen maar erger bij flexplekken: mensen hebben altijd de neiging zich een plek eigen te maken. Hoe welkom voelt het als je met je werkkoffer een heel gebouw moet doorkruisen om een werkplek te vinden?’

Daarbij kan zo’n omgeving zorgen voor diverse psychosociale effecten, stelt A&O psychologe Sanne Lemmers. Bij het ‘spotlight effect’ speelt een verhoogd zelfbewustzijn de grootste rol. ‘Als mensen op een kluitje zitten, vraagt iedereen zichzelf continu af hoe collega’s hen zien en hoe ze overkomen. Het zelfvertrouwen wordt op de proef gesteld.’ Het goed kunnen functioneren in deze omgeving vraagt om een sterke sociaal emotionele ontwikkeling en assertiviteit: het kost moeite om eigen grenzen aan te geven. Daarbij geldt het recht van de sterksten, legt Lemmers uit: assertieve, doelgerichte personen maken eerder gebruik van stilteplekken dan anderen. Maar ook is er sprake van een versterkende werking: ‘emotional contagion’. ‘Zodra er veel personen op dezelfde vierkante meters zitten, is er onderling veel invloed op emoties.’ Negativiteit verspreidt zich sneller, collega’s nemen het klagen van elkaar over. ‘Het is moeilijk je te wapenen tegen andermans emoties. Ook hier geldt het recht van de sterksten: durf jij anderen op hun gedrag te wijzen om een patroon te doorbreken? Je kunt ook streven naar een positieve sfeer. Dat is een uitdaging, maar heeft kans op een ijzersterk gevoel van verbinding.’


Stiltecoupé
Arbo Unie maakt zich al langer hard voor het verminderen van werkstress en wil hiertoe stiltewerkplekken op laten nemen in de norm voor werkplekken in kantoren. Het belang van rustige plekken voor werkenden kwam al aan bod in het programma De Monitor, waar senior ergonoom Erwin Speklé voor een nieuwe werkpleknorm pleitte. Speklé vertelt nu dat het achterliggende idee van de kantoortuin destijds ‘activity based working’ was. Een ruimte waar je geconcentreerd kan werken, een plek waar je rustig kunt bellen, een tafel waar collega’s informeel kunnen brainstormen en weer een zaal waar mensen kunnen vergaderen: voorbeelden van functionele ruimtes die volgens ergonomen als Speklé voldoende aanwezig moeten zijn in een kantoor. Deze extra ruimtes zijn er echter te weinig. De kantoortuin anno 2020 – in het pre-coronatijdperk – mist zijn doel. ‘Het argument dat veel werkgevers aanvoeren is dat collega’s in de kantoortuin beter communiceren. Dat is pertinent onwaar. Er wordt weliswaar vaak meer gepraat, maar de onderwerpen zijn veelal onbelangrijk. Zakelijke besprekingen worden tegelijkertijd in andere ruimtes gehouden, terwijl sommige medewerkers op hun werkplek met een koptelefoon op moeten werken omdat ze zich anders onvoldoende kunnen concentreren. De communicatie is hier juist helemaal weg.’

Toch is de ene kantoortuin de andere niet. ‘Sommige plekken zijn lichte ruimtes waar natuurlijke materialen zijn gebruikt: een plek waar men in heeft geïnvesteerd en waar duidelijke regels gelden’, vindt Rijken. De sleutel om een kantoortuin wel te laten werken, is volgens de psychologe een goede inrichting en een vruchtbare cultuur: de kantoortuin als tool voor medewerkerbetrokkenheid. Het opdelen van de ruimte in zones, in plaats van één grote ruimte vol bureaus, zou daarin kunnen helpen. Sociale hygiëne heeft hier een enorme rol in. ‘Je moet er bijvoorbeeld van op aan kunnen dat er niet gepraat wordt bij een concentratiewerkplek. Dat je elkaar niet in de weg zit, omdat je een aantal routines hebt ontwikkeld waardoor zo’n plek een prettige omgeving wordt. In de trein praat je ook niet hardop in een stiltecoupé.’
Het probleem is volgens veel professionals – waaronder Speklé – dat er (te) weinig aandacht is voor individuele wensen van de medewerker. ‘Werkgevers denken vooral na over waar je de grootste groep collega’s in kunt faciliteren en onvoldoende waar men individueel het productiefst van wordt. Er zijn mensen die floreren in een kantoortuin, die het gezellig vinden en geen last hebben van anderen. Geef mensen op hun beurt de keuze om bijvoorbeeld thuis te werken, want juist voor degenen die continu afgeleid worden en daardoor stress hebben, moet je iets creëren.’

Leiderschap is nog nooit zo belangrijk geweest

Thuiswerkexperiment
Dankzij de gevolgen van het coronavirus werkt momenteel een groot deel van de medewerkers thuis. De kantoortuin is leeg, eettafels thuis zijn bezet met snoeren, papieren en werklaptops. Men begint steeds meer te wennen aan het noodgedwongen kantoor aan huis: na circa een maand vond de meerderheid van de Nederlanders het prettig om thuis de werklaptop open te klappen (OpenUp, 2020). Erwin Speklé en Sanne Lemmers hebben het beiden over positieve effecten van het niet-reizen, videobellen en het hebben van meer vrije tijd. Lemmers: ‘Werkgevers zien met eigen ogen dat alles doorgaat, ook nu ze geen fysieke controle hebben over mensen. Ook maakt iedereen nu keuzes voor wat voor hen werkt, los van de standaard werktijden.’ Ook de Arbo Dienst denkt dat het veelvuldige thuiswerken ogen doet openen. ‘Dit gaat een nieuwe tussenweg worden: we zijn steeds meer een digitale samenleving.’
Of we enkel over een positief thuiswerkexperiment praten, blijft de vraag. Niet iedereen is ‘om’. Een derde van de medewerkers verkiest nog steeds de kantoortuin boven het geïmproviseerde kantoor aan huis (TNO, 2020). Net als bij de kantoortuin gelden er namelijk voorwaarden. Arbo Unie adviseert hierover aan zowel organisaties als medewerkers. ‘Mensen moeten ook thuis een geschikte omgeving hebben om in te werken. Een deel van de mensen die nu stress ervaren heeft bijvoorbeeld kinderen rondlopen, waardoor ze meerdere rollen tegelijkertijd moeten aannemen.’ De onzichtbare lijn tussen privé en werk verdwijnt onverhoopt steeds meer. Dat zorgt voor stress: in zes weken tijd steeg de stress onder werkenden met 40% (NSPSB, 2020). Een tendens die ook Marga Rijken ziet. ‘Mensen gaan ook hierdoor uitvallen. Het stemmetje in ieders hoofd zorgt ervoor dat je thuis nog meer werk op je neemt, terwijl niemand ziet hoe het ondertussen met je gaat. Je kunt mensen met het thuiswerken ergens injagen dat niet te overzien is. Mensen blijven namelijk verbondenheid nodig hebben.’


Trump versus Rutte
Nederlanders missen door de coronacrisis massaal contact. Een periode waarin duidelijk wordt hoe een leider reageert op alle signalen die er uit de gemeenschap komen, vindt Marga Rijken. ‘Leiderschap is nog nooit zo belangrijk geweest. Kijk maar naar hoe iedereen reageert en zijn ware aard laat zien. Hoe Rutte rust heeft gecreëerd en hoe Trump op ramkoers gaat.’ Volgens de psychologe is de leidinggevende de spil waar zowel de kantoorjungle als het thuiswerkexperiment om draait. Het is aan de leidinggevende om de rust te bewaren in het thuiswerken en goede werkcondities te creëren binnen de kantoortuin. ‘De afgelopen twintig jaar hebben leiders slecht gepresteerd. Ze focusten zich op argumenten, op een spreadsheet, en kleurden binnen de lijntjes. Maar als het ging om wat hun mensen nodig hebben, waren ze er niet. Vergeet niet dat er écht goede managers zijn, maar er zijn er helaas zo verdraaid veel die drijven op controle, invloed en macht in plaats van te vertrouwen in het vakmanschap van hun medewerkers.’ Het helpt volgens haar om te kijken naar de drijfveren van een medewerker, die altijd op hetzelfde uitkomen: iedereen wil goed werk leveren en zich ergens thuis voelen. Hier faciliteren lang niet alle bedrijven in, vindt Rijken.

Chief Happiness Officer en spreker Arjen Banach vindt het van groot belang om outputgericht bezig te zijn. ‘Focus je op de resultaten en laat ruimte voor hóe mensen werken. Wordt er gepresteerd? Dan hoef je geen controle te hebben over de manier waarop. We moeten werken aan wat er tijdens de coronacrisis toe doet: mensen ondersteunen in hun taken. Juist nu sommigen stuurloos zijn.’ Bij die hang naar controle gaat het vaak fout vanuit de kant van de werkgever. ‘Veel bedrijven vergeten te kijken naar de mens, in plaats van naar het bedrijfskundige geheel.’
Rijken hekelt voornamelijk bepaalde situaties: ‘Je krijg niet alles weggeregeld. Het acht uur achtereen zitten is fijn voor bestuurders en is bedacht om te disciplineren. Om nog maar te zwijgen over contactcentersituaties en plaskettingen; dat heeft niets meer te maken met menselijkheid. Kantoortuin of niet: deze toestanden en organisatievormen staan los van waar mensen in gedijen.’

Je krijgt niet alles weggeregeld

Anderhalve metersamenleving
Hoe moet het nu verder met die kantoortuin? Afgezien van de eerder genoemde mogelijkheden van een goed ingerichte werkplek die golden tijdens het pre-coronatijdperk, kan de massawerkplek een andere functie gaan vervullen. Na ruim anderhalve maand thuiswerken komen daar de eerste tekenen van aan het licht, vertelt Banach. Mensen missen collegialiteit en verbinding, waardoor de roep om het kantoor weer toeneemt. ‘De vraag is alleen: wat gaan we daar doen? We weten nu dat de kantoortuin niet geschikt is om je te concentreren. Functioneel gebruikmaken van deze plek vraagt om een andere kijk op werkzaamheden. Waar heeft iemand zelf behoefte aan: een stiltewerkplek, de thuiswerkplek of de collectieve omgeving? De kantoortuin wordt straks meer een ontmoetingsplek dan een werkplek.’ Experimenteer, klinkt het advies van de Chief Happiness Officer. ‘Als het niet werkt, pas je het weer aan. Begin met kleine stapjes en voer die gefaseerd uit. Vergeet niet te meten: hoe zit je medewerker erbij? Vergeet niet dat dát hetgeen is wat klantgerichtheid ten goede komt. Mensen doen het werk hoe het hén energie geeft.’

Speklé is er op zijn beurt van overtuigd dat medewerkers meer thuis gaan werken dan vóór de coronacrisis. De huidige massawerkplek-situatie komt niet terug in de vorm zoals we die kennen, stelt hij. ‘In de anderhalvemetersamenleving kán dat ook helemaal niet. Het aantal werkplekken in één ruimte moet naar beneden. Je creëert vervolgens ruimte door duidelijke afspraken te maken over thuiswerken.’
Hoewel de kantoortuin wellicht nooit écht in trek is geweest onder werknemers, vindt Lemmers dat het coronavirus ervoor kan zorgen dat de gehekelde werkplek wél wordt gewaardeerd. ‘Dit wordt een plek om even weg te zijn. We moesten eerst de kantoortuin kwijtraken voordat we deze konden waarderen. Het lukte nog niet gebruik te maken van de flexibiliteit van de moderne werkplek. Nu gaan medewerkers vaker bewust om met de kantoortuin.’

Het kantoor krijgt een andere functie; daar zijn de professionals het over eens. Het thuiswerkexperiment heeft aangetoond dat controle van bovenaf overbodig is en men sociaal contact mist. De massawerkplekken gaan we meer en meer zien in zijn functionele rol: als plek voor een bijeenkomsten. Daarom is het unaniem: ‘De kantoortuin komt niet meer terug zoals we die kennen.’