Hoe aanbestedingen klant-proof worden

Hoe aanbestedingen klant-proof worden
  • 25 september 2020
  • Redactie

‘Mensen die weleens met het beantwoorden van tenders te maken hebben gehad, weten dat dit een tijdrovend proces is dat veel handmatige en repetitieve taken met zich meebrengt onder hoge tijdsdruk. Enorme hoeveelheden tekst moeten gelezen en geanalyseerd worden voordat er kan worden gestart met de vraagbeantwoording.

Ook is er niet altijd een duidelijk beeld bij de aanbestedende dienst en ‘de vraag achter de vraag’, al helemaal niet als je nauwelijks of helemaal niet in gesprek bent geweest met de klant voordat de aanbesteding wordt gepubliceerd. Hoe kan het tenderteam omgaan met het vele leeswerk en de tijdsdruk én ook nog de beantwoording klantgerichter maken?

Het is niet altijd mogelijk om in gesprek te komen met de klant voordat de aanbesteding is uitgeschreven en gepubliceerd. Eén van de manieren om ervoor te zorgen dat er klantgerichter te werk wordt gegaan, is het vrijmaken van tijd. Deze tijdsbesparing is te realiseren door AI- technologieën in te zetten om eenvoudige en repetitieve taken te automatiseren. Zoals het automatisch ontvangen en analyseren van aanbestedingsdocumenten. Hierdoor houden bid- en tendermanagers meer tijd over om hun expertise en ervaring ten volle te benutten. Het zorgt ervoor dat men klantgerichter te werk kan gaan en de kansen om de aanbesteding te winnen worden verhoogd.

Een andere manier om klantgerichter aanbestedingen te beantwoorden, is door meer inzicht en informatie te verkrijgen. Veel aanbestedingen worden niet alleen gewonnen op het juist invullen van de harde eisen; ook zachte wegingsfactoren zijn van belang. De aanbestedingsdocumenten bevatten veel informatie, maar geven vaak geen compleet beeld. AI kan helpen door automatisch stakeholder, omgevings-, concurrentie- en onderwerpanalyses uit te voeren om een beter klantbeeld te creëren. Het kan ook helpen om een profiel te maken met informatie over de klant, relevante thema’s en onderwerpen in de gerelateerde context op basis van gegevens uit verschillende publieke bronnen. Dit geeft meer inzicht in de vraag achter de vraag en relevante inzichten over de betrokken stakeholders, concurrentie en omgeving. Dat leidt tot een kwalitatief betere beantwoording.

Het automatisch verrijken van relevante informatie en het verkrijgen van inzichten kan ervoor zorgen dat het antwoord op de klantvraag zo goed mogelijk is afgestemd op diens behoeften, én is geschreven op een manier die de klant aanspreekt. In de praktijk zien we dat door de inzet van AI er 50% minder tijd wordt besteed aan het analyseren van de aanbestedingen en het uitvoeren van deskresearch om meer te weten te komen over de klant.'

Tekst: Fedor Klinkenberg, medeoprichter Brainial.

comments powered by Disqus
  • Deel dit artikel
  • Reacties
  • Link