Het afsluiten van cliëntdossiers vormt volgens Yarado een terugkerend knelpunt binnen zorgorganisaties. Wanneer een cliënt de zorg verlaat, moet het dossier volledig worden afgesloten in het Elektronisch Cliëntendossier (ECD). Door personeelstekorten, hoge werkdruk en complexe processen blijven dossiers volgens het bedrijf regelmatig langer openstaan dan toegestaan of worden zij onvolledig afgesloten.

Bij TWB zijn met behulp van automatisering meer dan 30.000 cliëntdossiers verwerkt. Daarbij zijn meerdere administratieve stappen geautomatiseerd, waaronder het tijdig en volledig afsluiten van dossiers. Volgens Yarado zijn hierdoor meer dan één miljoen handmatige handelingen voorkomen, zonder extra inzet van personeel.

Rick Bastiaanse, Informatie Architect bij TWB, zegt: 'Het afsluiten van cliëntdossiers is een typische routineklus die ontzettend tijdrovend is. We willen onze collega's van de afdeling Cliënt & Service hiermee zo min mogelijk belasten. Hun expertise en kennis zijn namelijk veel harder nodig voor andere taken.'

Minder handmatig werk
Volgens Yarado bestaat het afsluiten van een cliëntdossier uit meerdere administratieve stappen, zoals het beëindigen van zorglegitimaties, het verwerken van behandelrelaties en het sluiten van locaties en dossiers. Doordat deze werkzaamheden vaak handmatig plaatsvinden, neemt de kans op fouten toe en blijven dossiers soms langer openstaan dan gewenst.

Volgens het bedrijf kost een cliënt die administratief nog actief is, terwijl de zorg al is beëindigd, een organisatie gemiddeld tien euro per maand. Daarnaast duurt het afsluiten van één cliëntdossier gemiddeld zeven tot tien minuten. Op organisatieniveau kan dit volgens Yarado oplopen tot ongeveer een halve fte aan administratieve capaciteit.

Digitale collega's
Om de administratieve druk te verlagen zetten zorgorganisaties volgens Yarado steeds vaker automatiseringsoplossingen in. Zodra een cliënt uit zorg gaat, voert een digitale medewerker de benodigde administratieve handelingen uit, zoals het afsluiten van zorglegitimaties, het vastleggen van de zorgstatus en het verwerken van behandelrelaties.

Volgens Jop de Bakker, CEO van Yarado, kan automatisering zorgorganisaties helpen om administratieve lasten terug te dringen. 'Administratie is noodzakelijk voor verantwoording en kwaliteit, maar de omvang en complexiteit zijn de afgelopen jaren te ver doorgeschoten. Door het opschonen van dossiers te automatiseren, kunnen zorgorganisaties veel tijd terugwinnen zonder concessies te doen aan compliance of controle.'

Beeld: Yarado