‘Iemand die in een open kantoor aan een concentratietaak werkt, wordt gemiddeld om de elf minuten onderbroken of afgeleid en dan kost het de nodige tijd om weer helemaal in de taak te komen waar hij mee bezig was’, zegt Donna Flynn, vice president van Steelcase Workspace Futures. ‘Afleiding en het onvermogen om je te kunnen concentreren hebben een negatieve invloed op de productiviteit, de betrokkenheid, het welzijn en de algehele prestaties binnen organisaties. We streven ernaar om effectiever te worden, maar hoe harder we het proberen, hoe vermoeider ons hersenen lijken te geraken. Een gebrek aan concentratie en focus lijkt een wijdverbreid fenomeen onder kenniswerkers, met name doordat ze maar weinig begrip hebben van wat “aandacht” is en waarvoor het dient, doordat ze niet weten hoe ze hun aandachtcurve kunnen reguleren en doordat ze te beperkt toegang hebben tot werkplekken die aansluiten bij hun gemoedstoestand en de manier waarop het menselijk brein functioneert.’

Natuurlijk ritme
Uit het onderzoek komt duidelijk naar voren dat hersenen een beperkte energiecapaciteit hebben en dat ons brein twintig procent gebruikt van onze totale lichaamsenergie. Dit maakt het fysiek onmogelijk om acht uur aaneengesloten volledig gefocust te zijn, met maximale productiviteit en de best mogelijke output. De realiteit is dat de aandachtscurve van ons brein gedurende de dag een natuurlijk ritme heeft, met pieken en dalen. Als we ons daar beter van bewust zijn, kunnen we ons gedrag daarop sturen. Het onderzoek toont aan dat multi-tasking alleen maar leidt tot minder productiviteit en slechtere resultaten. Mindfullnesstrainingen kunnen helpen bij het bereiken van een betere en langere focus. Ook de werkomgeving kan een positieve rol spelen, in die zin dat het kan helpen bij het maken van betere keuzes die aansluiten bij de manier waarop onze brein functioneert.
‘Een goede werkomgeving omvat werkplekken voor concentratie, ontspanning, samenwerking, inspiratie en rust. De werkomgeving en het brein komen zo op een natuurlijke manier samen, waardoor we uiteindelijk beter kunnen denken’, aldus Flynn.

Drie breinmodi
De onderzoekers van Steelcase hebben drie breinmodi geïdentificeerd, met de daarbij behorende gedragingen en omstandigheden. Als kenniswerkers er in slagen om dagelijks regelmatig af te wisselen tussen de drie modi, zullen ze hun aandachtspanne door de dag heen beter kunnen reguleren.

Focus – Om opperste concentratie te bereiken moeten externe afleidingen en interne gedachten die spontaan opduiken, worden geminimaliseerd. Iedere keer dat we worden afgeleid, verbruiken we immers een stukje van onze eindige hersencapaciteit en geven we het limbische systeem de kans om onze concentratie te ondermijnen. Het limbische systeem is het gedeelte van de hersenen dat onder andere zorgt dat we snel reageren op waarnemingen uit onze onmiddellijke omgeving als onderdeel van ons overlevingsmechanisme. Vandaar dat we bijna automatisch opkijken als er bijvoorbeeld iemand langs loopt of als de telefoon naast ons begint te rinkelen. In de open kantoren van tegenwoordig kan dat tot veel concentratieverlies leiden.
Uit eigen onderzoek van Steelcase, uitgevoerd door Ipsos in 17 landen in 2014, blijkt dat ‘je kunnen concentreren op het werk’ en ‘werken in teamverband zonder onderbroken te worden’ lager scoren dan andere werkplekgerelateerde criteria, zeker in landen als Frankrijk, België, Spanje, UK, Duitsland en Turkije, In Nederland liggen de scores met respectievelijk 34 en 42 procent rond het gemiddelde. Iedere werkomgeving zou dan ook moeten voorzien in plekken waar mensen ongestoord kunnen werken, individueel en in teamverband, en waar er tenminste geen afleiding van buitenaf is.

Regeneration & Inspiration – Het is belangrijk om te onderkennen dat afleiding niet altijd negatief is, omdat het onze hersenen ook de kans geeft om tot rust te komen en te ontspannen. Hoewel dagdromen in de zakelijke wereld over het algemeen een negatieve connotatie heeft, heeft het dus wel degelijk een functie. Informeel contact met collega’s, koffie- en lunchruimtes en plekken om even uit te rusten, helpen kenniswerkers die cognitief onder druk staan te relaxen en nieuwe inspiratie te vinden.

Activation – Beweging verhoogt het zuurstofgehalte in de hersenen en stimuleert op die manier de werking van het brein. Uit onderzoek blijkt dat mensen die aan een loopbureau werken, vragen 35 procent beter beantwoorden dan mensen die aan een normaal bureau zitten. Steelcase pleit daarom voor toegankelijke ruimtes die de mensen stimuleren om gedurende de dag regelmatig te bewegen, om gezond te blijven van lijf en leden.