Aan het woord is Mart Kok, Lead IT en BI van Takecarebnb. Hij is één van de grondleggers van de organisatie die zich inzet voor een groter begrip voor vluchtelingen in ons land. Dat doen ze door tijdelijke huisvesting te bieden aan statushouders zodat die, voordat ze een woning krijgen, hun toekomstige woonplaats, taal en cultuur kunnen leren kennen. Voor Takecarebnb werken veel ‘matchmakers’ die heel zorgvuldig gastgezinnen koppelen aan vluchtelingen die een huis zoeken. Online worden matches gemaakt, waarna de matchmakers een ontmoeting regelen. Na deze kennismaking en een logeerweekend wordt de knoop doorgehakt of deze mensen drie maanden lang willen gaan ‘samenwonen.’

Een paar jaar geleden gebruikte Takecarebnb een custom CRM systeem maar dat voldeed niet meer aan de vereisten van de organisatie. Zo kwam Kok een paar jaar geleden bij Zoho terecht. En dat was maar goed ook. ‘In het begin van de crisis waren we nog heel klein, maar snel bleken we de grootst groeiende klant van Zoho. Doordat Rusland Oekraïne binnen viel, konden we de enorme aantallen aanmeldingen binnen de organisatie niet meer aan. Bovendien geldt voor Oekraïense vluchtelingen een aparte status, anders dan de vluchtelingen die we tot dan toe hielpen (en nog steeds helpen). Om al die matches te kunnen organiseren en ondersteunen was een goed en schaalbaar CRM-systeem noodzakelijk.’

Succes

‘Onze telefoonlijnen stonden roodgloeiend van de aanvragen en aanmeldingen voor hulp, de site kon de aantallen niet meer aan, maar het Zoho-CRM bleef het doen’, vertelt Kok opgelucht. ‘Onze inschrijvingen waren in 2021 uit 20 tot 80 gezinnen per maand, maar in maart 2023 was het 30.000! Het opschalen in Zoho was geen probleem, het systeem bleef stabiel. Ik was blij dat we al bij hen zaten. Met Zoho Forms konden de aanvragen binnen blijven komen, vervolgens kon ik in het CRM alles blijven opslaan. Ik kon makkelijk imports en exports maken. Dat het zo soepel ging, heeft ook te maken met het gebruiksgemak. We gingen van een CRM omgeving van zes deeltijd werknemers en twintig vrijwilligers naar een CRM dat vijftien werknemers en 400 vrijwilligers van onszelf en partner organisaties moest huisvesten. Al die mensen moesten Zoho natuurlijk leren kennen, maar ik kon zelf alles klaarzetten en testen. Dat kon ik dan live zetten zodra het werkte en al die vrijwilligers konden mee in de flow. Die opschaling en de capaciteit heeft heel veel Oekraïners snel een onderdak gegeven. Eén van de tools die ik het vaakst gebruik is een ‘workflow’ maken. Dat is zo simpel. De criteria zijn eenvoudig in te vullen en alles wordt dan geautomatiseerd.’

Crisis

De crisis laat Takecarebnb geen andere keuze dan twee systemen op te zetten. Eén voor de ‘gewone’ statushouder en één voor de Oekraïense. Kok legt uit: Dit vanwege verschil in wetten, maar ook bereidheid tot hulp van andere organisaties. Daarnaast heb je nog de gebruikelijke criteria: aantal slaapplaatsen, wil je mannen, vrouwen, huisdieren, kinderen, bereidheid tot VOG aanvraag, handicaps en de locatie in het land. Daarna is het tijd om uit te zoeken of het gezin wel geschikt is. Die ranking is cruciaal voor ons proces, maar uiteraard doen we de laatste menselijke check. Toch helpt het systeem ons hier veel mee.’

Uitbreiding

Nu de uitbreiding een feit is en de crisis zich wat stabiliseert, is er ook tijd om vooruit te kijken. Kok ziet nog veel meer mogelijkheden om met Zoho samen te werken. ‘Er is zoveel om uit te kiezen, dat ik het af en toe ook wel lastig vind wat ik nou echt wil. Zoho People, een HR-pakket, Zoho Social, Zoho Flow en Zoho Analytics. Ik moet nu eerst alles gewoon op orde brengen en dan kan ik weer meer mogelijkheden toevoegen. Onder de uitbreiding valt ook het onderdeel Zoho Campaigns, die het bedrijf al heeft, maar Kok van plan is meer te gaan gebruiken. ‘We kunnen alle campagnes makkelijk synchroniseren met het CRM en uitzetten. Onze emailmarketing is daardoor top. Voor nu gaan we wel nog meer doen met datasharing. De tooling is in staat om iedereen zijn eigen bevoegdheid mee te geven. Persoon A vult velden in, dan gaat het naar persoon B, etc. Zo kunnen processen eigenlijk niet meer fout gaan. Dat Zoho dit soort betrouwbare tools biedt, maakt alles gewoon makkelijker.’

Zoho CRM Plus

Het maakt voor bedrijven als Takecarebnb eens te meer duidelijk dat Zoho CRM plus helpt. Met CRM, Campaigns, Social Survey, SalesIQ, Desk, Projects en Analytics allen in één heb je een geïntegreerd platform dat sales-, marketing- en supportteams samenbrengt op één enkele interface, samen met alle klantgegevens van deze verschillende afdelingen. Zoho CRM Plus stelt de gebruiker in staat om in teams samen te werken, alomtegenwoordig te zijn en een holistisch beeld te krijgen van klantgegevens, allemaal vanaf één plek, zodat ze op elk contactpunt een persoonlijke ervaring voor uw klanten kunnen creëren, klanten kunnen vasthouden en ze kunnen omzetten in waardevolle ambassadeurs voor uw merk. En dat is voor een nonprofitals Takecarebnb, zeker in crisistijd, een tijd van grote groei heel waardevol.

Over Zoho
Als aanbieder van meer dan 55+ applicaties in vrijwel elke zakelijke categorie, waaronder sales, marketing, klantenservice, accounting en back-officeprocessen en een breed scala aan productiviteits- en samenwerkingstools is Zoho Corporation één van 's werelds meest veelzijdige softwarebedrijven. Zoho beschikt over eigen datacenters in alle delen van de wereld, waaronder twee in Europa. Wereldwijd werken meer dan 80 miljoen gebruikers bij honderdduizenden bedrijven met de oplossingen van Zoho, waaronder Zoho zelf. Ga voor meer informatie naar www.zoho.com.