Verlofplafond
Het eerste thema betreft het verlofplafond en dat is direct het meest controversiële onderwerp. Je geeft van tevoren aan hoeveel mensen (of liever hoeveel fte) maximaal gelijktijdig met vakantie kunnen gaan, gegeven een bepaalde bezetting. Impliciet geef je hiermee direct de boodschap dat niet iedereen vakantie kan hebben in de zelfgekozen periode. Je kunt uiteraard ook andersom redeneren en uitgaan van de minimale capaciteit die achter moet blijven, maar dat werkt minder confronterend met de essentie van dit vraagstuk: de bereidheid van medewerkers om de zomervakantie af te stemmen op de bezettingsbehoefte van de werkgever en de voorkeuren van collega’s. Drie zaken zijn hierbij essentieel: het tijdig starten met de discussie, een betrouwbare planning en leiderschap die hiervoor draagvlak creëert. Op basis hiervan kan dan een passende en eerlijke vakantieverdeling worden gemaakt die aansluit bij de behoeftes, gewoontes en motivatie van de medewerkers. Mocht je hier moeite mee hebben, laat je dan adviseren.

Optimisme
Een veel voorkomend fenomeen is een té optimistische inschatting van de toekomst. Een positieve grondhouding is natuurlijk een mooie eigenschap, echter wellicht minder geschikt als het gaat over planning. Bij het plannen van min/max-capaciteit is het zaak om uit te gaan van een gemiddelde capaciteit. Ofwel, je hebt ruimte om evenveel uren af- als op te schalen, mochten de omstandigheden daarom vragen.
Bij het sluitend krijgen van de planning wordt hier alleen vaak mee gesjoemeld. Als het lastig wordt om die laatste tijdelijke krachten te vinden, is de verleiding groot om de geworven krachten al bij voorbaat meer uren in te plannen. Soms wel tot hun maximaal aantal uren. Realiseer je dan wel dat bij aanvang van de zomervakantie alle flexibiliteit reeds is weggegeven en je direct klem zit mocht het tegenzitten. En tegenvallers zullen er altijd zijn, al is het maar door vroegtijdige afhakers, verhoogd ziekteverzuim of incidenten. Ik adviseer om door te gaan met het werven en opleiden van vakantiekrachten conform de planning, en niet voortijdig te stoppen.

Nevenactiviteiten
In een bezettingsplanning wordt er doorgaans rekening gehouden met verschillende nevenactiviteiten, zoals opleidingen, projecten en diverse overleggen. Ongemerkt schuilt hierin een aanzienlijke hoeveelheid capaciteit. Manage deze nevenactiviteiten proactief. Anders gezegd: beperk deze activiteiten vooraf in perioden van onderbezetting en verschuif ze naar perioden van overbezetting. Dat klinkt als een open deur, alleen vergt dit bij tijd en wijlen het schoppen tegen heilige huisjes. Bijvoorbeeld die van LEAN. Daarbij haal je, onder de noemer van dagstarts en keek-op-de-weeks, de complete bezetting van de werkvloer. Stop daarmee in de zomerperiode! Jouw personeel zal jou daar dankbaar voor zijn als zij zich realiseren dat daarmee automatisch het verlofplafond van het eerste punt naar boven kan worden bijgesteld.

Heb je vragen hierover of wil je gewoon een goed gesprek hierover, dan hoor ik graag van je. Wel graag pas na de vakantie…